PENGERTIAN DOKUMEN & DOKUMENTASI

1.PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1.       Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

·         Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

·         Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

·         Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2.       Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

·         Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

·         Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

·         Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya

Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

 Jenis – jenis Dokumen :

1. Menurut Jenisnya :

1. Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.
2. Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya

2.  Menurut Sifatnya :

1. Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll
2. Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

3.  Menurut Literatur :

1. Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
2. Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

1. Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
2. Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
3. Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
4. Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
5. Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

5. Menurut Dokumentasi :

1.     Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan

2.    Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.

3.    Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

6. Segi Fungsi :

Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. 

1. Dinamis aktif
2. Dinamis semi aktif
3. Dinamis in aktif

 Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

1. Dokumen koprol
2. Dokumen Literal
3. Dokumen Privat

2. PENGERTIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

1.       Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

·         Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

2.       Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

·         Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

3.       Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

·         Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).

·         Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan

·         Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.

·         Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder.

KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI

a.       Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan

b.      Mencatat dokumen

c.       Mengolah dokumen

d.      Memproduksi dokumen

e.       Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

f.       Menyimpan dan memelihara dokumen

  Segi Fungsi :

·         Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

·          Dinamis aktif 

·         Dinamis semi aktif

·         Dinamis in aktif

·          Statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

·         Dokumen koprol

·         Dokumen Literal

·         Dokumen Privat

 Pengkodean dokumen 

pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan.Banyak waktu dalam penyimpanan. 

• Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:

1. Nomor urut
2. Tanggal dokumen diperoleh
3. Penyusunan dokumen
4. Nama/judul dokumen
5. Kota tempat terbit
6. Nama penerbit
7. Tahun penerbitan
8. Jumlah halaman
9. Cara saat memperolehPada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer. 

Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.Dokumen bisa berwujud lembaran ,film, pita ,atau rekaman. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling. lain dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya dipergunakan system perpustakaan,Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi. 

• Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukan KLASIFIKASI JUDUL ARSIP

• Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:

1. Arsip peroranganArsip ini diberi judul (caption) nama perorangan.
2. Arsip instansi pemerintahArsip ini diberi judul (caption) nama instansi pemerintah.
3. Arsip niagaArsip ini diberi judul (caption) nama perusahaan.
4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.

• TEKNIK MENGINDEKS (menetapkan unit) setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.
• TEKNIK menetapkan kode dalam menetapkan kode, kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks.