Faximile

Pengertian

Fax atau mesin fax adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroprasi melalui jaringan telephone dengan hasil yang serupa dengan aslinya

Manfaat fax :

1. Menggunakan Platform Virtual

Dengan fax online, server beroperasi dalam lingkungan virtual. Ini berarti bahwa sistem online fax dapat mengintegrasikan dengan hardware yang ada dan software yang Anda miliki di kantor Anda. Server faks dikelola dari jarak jauh oleh perusahaan fax online yang memastikan bahwa Anda dapat mengirim dan menerima faks setiap saat, siang atau malam hari.

2. Terpencil Faks Aksesibilitas

Fax online tidak mengharuskan Anda untuk menjadi dekat mesin faks untuk mengirim atau menerima faks. Yang Anda butuhkan adalah koneksi internet yang jelas dari komputer. Ini berarti bahwa Anda dapat mengirim faks, sementara di situs di kantor pelanggan atau saat Anda menunggu di toko kopi di antara pertemuan. Ini adalah alat yang ideal bagi para pengusaha sibuk atau tenaga penjualan yang sering keluar kantor. Dengan fax online, Anda juga dapat melanjutkan pekerjaan di rumah dan mengirim fax dari komputer Anda bahkan setelah jam. Fax Online memberikan Anda akses yang lebih besar untuk alat yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis Anda.

3. Peningkatan Keamanan Dokumen

Dengan fax online, ada risiko minimal dokumen tersesat di kantor. Setiap user dialokasikan nomor faks yang unik dan faks diarahkan ke komputer pribadi mereka. Tidak ada cetakan dan tidak ada risiko halaman mendapatkan tertiup angin meja atau diberikan kepada orang yang salah. Ini juga berarti bahwa ketika klien mengirimkan melalui informasi untuk karyawan tertentu, informasi akan langsung ke individu. Ini menjamin kerahasiaan dokumen yang lebih besar sebagai hasil cetakan tidak lagi diperlukan. Penerima hanya dapat melihat dokumen di layar komputer mereka dan kemudian dengan aman file itu pergi.

4. Pekerjaan lebih besar Efisiensi

Karyawan tidak lagi harus mengganggu proses pekerjaan mereka dalam rangka untuk mengirim faks. Dengan fax tradisional, mereka harus menghentikan apa yang mereka lakukan, mencetak dokumen dan kemudian berdiri di mesin faks untuk mengirim. Proses ini bisa memakan apa pun dari lima sampai 15 menit. Dengan fax online, mereka hanya dapat membawa dokumen dan mengirimkannya sementara mereka melanjutkan pekerjaan mereka yang lain. Mereka bahkan tidak harus meninggalkan meja mereka. Selain itu, ketika faks diterima, mereka tiba di kotak masuk email orang tersebut. Karyawan tidak perlu lagi untuk bangun dan pergi ke mesin faks untuk memeriksa apakah dokumen telah dikirim melalui.

5. Kurang Peralatan Kantor Diperlukan

Sebuah mesin faks yang terpisah tidak lagi diperlukan ketika Anda pindah ke fax online. Selain itu, tidak ada perangkat keras atau perangkat lunak komputer khusus yang diperlukan. Sistem online fax beroperasi dari komputer yang ada jaringan dan interface dengan program email yang ada.

6. Penghematan Biaya Substansial

Penghematan biaya yang diwujudkan dalam sejumlah cara dengan online fax. Untuk memulai, Anda menghemat pembelian atau sewa dan pemeliharaan mesin faks yang terpisah. Anda juga menghemat penggunaan kertas dan konsumsi kartrid tinta. Tapi mungkin penghematan biaya yang paling signifikan adalah pada tagihan telekomunikasi Anda. Karena fax online beroperasi melalui jaringan komputer yang ada, Anda secara efektif akan dapat membatalkan sewa satu saluran telepon Anda. Selain itu, Anda sekarang tidak lagi membayar untuk dial up setiap kali Anda ingin mengirim faks. Dengan cara, Anda tidak akan fax gratis karena Anda menggunakan bandwidth internet yang Anda sudah membayar.

7. Bahagia Pelanggan

Meskipun Anda mungkin tidak menyadarinya, fax online benar-benar dapat membantu Anda untuk meningkatkan tingkat layanan pelanggan Anda. Pelanggan sekarang akan mendapatkan nomor faks khusus yang pergi ke orang tertentu. Ini berarti bahwa mereka tahu siapa yang harus menindaklanjuti dengan begitu mereka telah mengirimkan informasi. Manfaat yang mengesankan dari fax online adalah bahwa Anda dapat mempersiapkan dokumentasi di komputer Anda saat Anda berbicara dengan pelanggan di telepon dan mengirimkannya sebelum Anda bahkan berakhir pembicaraan. Jenis layanan yang efisien pasti meninggalkan kesan yang baik dengan pelanggan Anda. Memiliki pelanggan lebih bahagia dapat membantu Anda tumbuh basis klien setia dan akhirnya memperluas bisnis Anda.

Kekurangan dan Kelebihan Faximile

Kelebihan :

Membantu pengiriman dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat, karena jika dibandingkan dengan melalui pos, mesin Fax ini jauh lebih cepat.

Kekurangan :

Dalam kualitas data dan kecepatan yang dihasilkan menempatkannya pada posisi setelah surat elektronik (Email). Kecepatan yang dibutuhkan mesin Fax cenderung tergantung pada berapa golongan mesin faks tersebut, jika mesin faks tersebut adalah golongan 1 maka waktu yang dibutuhkan untuk mengirim data adalah 6 menit.

Sedangkan jika dalam pengiriman data tersebut mesin faks menggunakan mode standart maka hasil faks yang dihasilkan kurang baik terlebih jika data tersebut bukan asli atau fotocopy.

Cara penggunaannya :

1.      Membuat surat pengantar untuk memastikan siapa dan kemana dokument ini akan dikirim dan apakah nomor yang dituju benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen anda ke dalam mesin Fax Feeder yang menghadap kearah mesin.

2.      Masukkan nomor fax ke dalam mesin. Akan ada tombol angka seperti telepone pada mesin fax.hati-hati ketik nomor sehingga anda tidak membuat kesalahan. Karena sulit untuk mengetahui bila anda telah menghubungi nomor fax yang salah.

3.      Tekan tombol kirim jika anda telah selesai memasukkan sesuai angka ke dalam mesin. Tombol ini biasanya lebih besar dari pada tombol yang lain dan lebih mudah untuk dicari biasanya, tombol ini ditempati disamping bawah keypad.

4.      Tunggu sampai dokumen anda melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai. Apapun yang anda kirim akan melewati serangkaian rol dan rekam secara digital.

5.      Tunggu sampai ada konfirmasi yang akan memberitahukan anda apakah fax anda tersebut berhasil dikirim atau tidak.